In fünf Schritten durch Delegieren den Ertrag steigern

Ein Merkmal unserer Zeit ist die wachsende Administration auf allen Ebenen. Eine Entwicklung, die niemand ignorieren kann, denn ehemalige Vertriebszeit mutiert immer öfter zu Verwaltungszeit. Und dennoch: Viele Aufgaben, die rund um den Verkauf zusätzlich zu realisieren sind, können nicht einfach abgewählt werden. Sie gehören zur Versicherungsvermittlung der Neuzeit dazu. Deshalb braucht es Lösungen.

In anderen Branchen wird zumeist schon zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit festgelegt, wer im eigenen Geschäftskonzept welche Aufgaben in welcher Form zu erledigen hat. Es werden also Fragen beantwortet wie: Wer ist im Verkauf? Wer in der Verwaltung? Wer betreut welche Kundengruppen im Service? Wer ist für die Terminierung zuständig? Wer übernimmt das Rechnungswesen? Und das waren nur ein paar ausgewählte Aspekte.

In der Versicherungsvermittlung machte bisher, also in der herkömmlichen Entwicklung, der Kopf des Unternehmens – zumindest am Anfang – alles selbst. Die Vermittler waren zur Existenzgründung in der Vergangenheit zumeist Allrounder.

 

Mitarbeiteranbau ist nicht immer von Erfolg gekrönt

Später kamen bei manchen Marktteilnehmern dann Mitarbeiter hinzu. Wobei der Mitarbeiteranbau sehr intuitiv lief, nicht immer und sofort von Erfolg gekrönt war. Diese Erfahrung führte mitunter auch zur Erkenntnis: Ich bleibe künftig allein – mit Mitarbeitern, das klappt eh nicht. Andere entschieden sich ohne Versuch sofort dagegen.

Nicht zu ignorieren ist selbstverständlich auch die Frage des Könnens und des Wollens. Kann der Einzelne sich die Entscheidung pro Mitarbeiter leisten und besteht die Bereitschaft, diese Investition auch zu tätigen?

Spätestens hier schieden und scheiden sich die Geister. Genauso kann aber auch gefragt werden: Kann ich mir die Entscheidung gegen einen Mitarbeiter leisten? Denn jeder Weg hat seinen Preis.

 

Aufgaben „loswerden“ kann man ritualisieren

Aufgrund der stark geänderten Ausgangslage muss nun neu überlegt werden. Außendienstmitarbeiter gehören auch heute noch in den Vertrieb, nicht in die Verwaltung. Und auch Inhaber sollten keine Sachbearbeiter sein. Es sei denn, eine Firma ist genauso organisiert und den Vertrieb machen andere.

Solche Aufgabenteilung ist selten. Also ist zu organisieren, dass insbesondere Inhaber sich auf die Aufgaben konzentrieren können, mit denen Sie für ihr Unternehmen den größten Nutzen stiften. Von anderen Aufgaben sollte sich schrittweise emanzipiert werden.

Jeder Inhaber sollte sich jährlich fragen, welche Aufgaben künftig nicht mehr auf der eigenen Liste stehen.

In der unternehmerischen Entwicklung werden – weil ein Bestand im besten Falle wächst – auch ohne Dokumentationspflicht & Co. die zu erledigenden Aufgaben stetig mehr. Deshalb empfehle ich, dass sich jeder Inhaber quasi als jährliches Ritual die Frage stellt, welche Aufgaben künftig nicht mehr auf der eigenen Liste stehen.

Inhaber, die keine Aufgaben abgeben, obwohl die Arbeit mehr wird, machen entweder die bestehenden Aufgaben weniger sorgfältig, lassen immer mehr Dinge liegen und weg. Oder aber sie arbeiten Jahr für Jahr ein wenig schneller und mehr, bemerken den schleichenden Angriff auf ihr Privatleben gar nicht.

Auch externe Beauftragte können Teile übernehmen.

 

5 Schritte zum Delegieren

Natürlich gehört zum Aufgaben abgeben ein Mensch, der diese übernimmt. Das muss kein Mitarbeiter sein, auch externe Beauftragte können Teile übernehmen. Kürzlich beschrieb eine junge Maklerin aus Bayern mir ihr Vorgehen mit einer virtuellen Assistenz aus Neubrandenburg. Sie hatten sich – außer täglich bei Skype – noch nie gesehen. Die Assistenz übernahm einfache Büroaufgaben.

Klingt vielleicht seltsam, aber die Welt wird bunter. So vorzugehen möchte ich hier auch nicht ausdrücklich empfehlen, maximal die Vielfalt der Wege verdeutlichen. „Normal“ sind natürlich immer noch eigene, stationäre Mitarbeiter im Vermittlerbetrieb. Oder aus dem Home-Office heraus agierend und zumindest manchmal zu Abstimmungstreffen präsent.

Wenn Aufgaben abgegeben werden, sind einige, zumindest diese fünf Schritte zu beachten.

  • stichpunktartiges Beschreiben der Aufgabe in den Schritten der Erledigung, eventuell Benennen von Checklisten als feste Standards,
  • Übergeben der Aufgabe und Definition der neuen Verantwortlichkeit, auch im Organigramm,
  • Beantworten aller Detailfragen und weiteres Bereitstehen als Support, vor allem in den ersten Wochen nach Aufgabenübergabe (Wichtig: nur Hilfestellung, keine Rückdelegation),
  • Festlegen des zeitlichen Korridors, um pünktliches Bearbeiten der Aufgabe zu sichern,
  • Fixieren von Steuerungsgesprächen, um zu sichern, dass weiter zu 100 Prozent im Unternehmenssinne agiert wird.

Der Inhaber muss sich natürlich darüber im Klaren sein, dass die finale Verantwortung auch für delegierte Aufgaben weiter der Kopf des Unternehmens hat. Und am Anfang wird nicht alles rund und in gleicher Qualität laufen.

Deswegen kann Aufgaben abgeben und künftig gar nicht mehr dafür interessieren keine Lösung sein. So ist das heutige Thema sowohl ein Ertrags- als auch ein Führungsthema.

An sich und seiner Firma arbeiten zu müssen, ist eine Riesenchance.

 

Schrittweise immer ertragreicher

Diejenigen, die sich einmal auf den Weg gemacht haben und ertragreich das eigene Unternehmen wachsen lassen, bleiben zumeist wirklich dran. Das zeigt sich in der individuellen Begleitung von Vermittlern, besonders wird das bei unseren Entwicklungstagen auf Rügen deutlich.

Das bedeutet, dass sie immer wieder neu darüber nachdenken, wo ihr ganz persönlicher nächster Schritt liegt. Und damit auch sich selbst immer wertiger und ertragreicher einsetzen, ihre eigene Arbeitszeit immer effektvoller ins Unternehmen einbringen.

Auch wenn die Entwicklung unserer Zeit manchen eventuell dazu drängt, an sich und seiner Firma arbeiten zu müssen, liegt hierin zugleich eine Riesenchance.

Schließlich ist die Emanzipation von den weniger wertigen, aber notwendigen Aufgaben als Vermittler die Möglichkeit, sich und die eigene Qualität im Sinne von mehr Kundengesprächen noch besser zur Wirkung zu bringen. Übrigens: Aus genau diesem Grund haben Ärzte ihre Schwestern.

Die vorherigen Folgen von Ritters Agenda 2020 finden Sie natürlich ebenfalls hier im Ritterblog.

 

Eine schöne Woche wünscht

Ihr/Euer
Steffen Ritter

 

PS. Wir können uns sehen … und zwar hier. Was meinen Sie?

 

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