Ist die Beschreibung von Aufgaben wirklich notwendig?

Vermittlerbetriebe der Assekuranz und Finanzdienstleistung werden zu Beginn Ihrer Tätigkeit intuitiv vom Inhaber geführt. Dies ist nicht überraschend, da zumeist noch keine weiteren Mitarbeiter gegeben sind, allein das Selbstmanagement, die eigene Qualität und der verkäuferische Biss entscheiden über Erfolg oder Misserfolg. Später kommen angestellte oder freie Mitarbeiter hinzu, doch die Qualität in der Aufgabenerfüllung beginnt zu schwinden. Den Inhaber beschleicht immer wieder der Gedanke: Wie schön war es damals noch allein …

Häufig – so unsere Erfahrungen aus Agenturberatungen – liegt die unzureichende Realisierung bestimmter Aufgaben durch Mitarbeiter daran, dass diesen niemals wirklich klar war, wie etwas zu geschehen hat. Der Inhaber hat vermutet, einmal vormachen reicht aus. Diverse Kleinigkeiten, die jedoch eine Rolle spielen können, wurden nie thematisiert. So ist die Erfüllung der Pflichten für die Mitarbeiter ein Blindflug. Immer wenn der Chef nichts sagt, gilt dies für den Mitarbeiter als unausgesprochene Bestätigung des eigenen Vorgehens. Der Chef wiederum sagte deswegen nichts, weil ihn ständige Kritikgespräche nerven oder er diese aus Unsicherheit konsequent meidet.

Im ersten Schritt kann helfen, die wichtigsten Aufgaben des eigenen Vermittlerbetriebs zu beschreiben. Eine Vorlage hierfür finden Sie HIER. Die Erstellung der Beschreibungen ist jedoch keine Aufgabe, die wieder ausschließlich auf den Schreibtisch des Chefs kommen sollte, sondern vielmehr ein Prozess unternehmerischer Entwicklung, der in Wochengesprächen oder über eine Agenturberatung initiiert wird und dessen Löwenanteil dann die Mitarbeiter erledigen. Wichtig ist, über Details sowie Zeit- und Qualitätsvorstellungen wird nun im Team bewusst gesprochen, allen werden diese Aspekte klar, zudem wird alles schriftlich fixiert. In den darauffolgenden Wochengesprächen wird immer wieder auf die Aktualität geschaut, sich ergebende Veränderungen werden integriert.

Ein neuer Mitarbeiter, der sicher in den nächsten Jahren hinzukommt, wird dankbar sein. Der Chef letztlich auch …

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