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Der erste Blick in den Posteingang

Für viele Menschen beginnt der Arbeitstag mit dem Blick in den eigenen Posteingang. Einfach schnell Mails checken, bevor der Tag beginnt. Wer hat mir geschrieben? Wer möchte etwas von mir? Was steht an? Was kann schnell schon mal erledigt werden?

Rasend schnell wird aus dem E-Mail-Check eine Stunde, manchmal zwei, gern auch mehr. Und schon ist es Mittag. Noch schnell diese eine Datei versenden, diese dringliche Antwort geben. Noch fix das Angebot versenden, das schlecht lesbare Fax von gestern Abend einscannen und als PDF versenden. Oder was auch immer. Geht ja schnell. Und schon sind die ersten sieben Aufgaben erledigt. Ein guter Start in den Tag? Vielleicht. Haben Sie diese Aufgaben wirklich weitergebracht? Mussten diese Aufgaben wirklich Sie machen? Sind diese Aufgaben für das eigene Tun wirklich entscheidend gewesen?

Der Blick in den Maileingang ist oft eine Mischung aus persönlicher Neugier und dem Wunsch nach Fremdsteuerung. Oder etwas deutlicher: Dann muss man zu Beginn des Tages zumindest nicht nachdenken, sondern braucht einfach nur abarbeiten. Quasi zum Warmwerden. Steuern lassen statt selbst steuern. Leider wird dadurch bei vielen die ertragreichste, die wertvollste, die beste Zeit des Tages für operatives Reagieren verschwendet.

Wer nicht weiß, was für den heutigen Tag die wichtigste Aufgabe ist, fragt durch den E-Mail-Check eben andere. Und riskiert damit, oft den ganzen Tag nur das zu tun, was andere erwarten. Es lebe die To-Do-Liste, die Andere erstellen. Dann braucht man wenigstens keine eigene.

Alles Theorie?

Natürlich, so einfach ist es nicht. Und ohne E-Mail-Check geht es sicher auch nicht. Die Frage ist nur, wann dieser Check sein muss. Sicher nicht in der besten Zeit des Tages. Und – so Sie Mitarbeiter haben – vielleicht auch nicht zwingend durch Sie? Wenn Sie, statt gleich morgens dem Drang nach Fremdsteuerung zu erliegen, erst einmal die wirklich wichtigen, ertragsentscheidenden Aufgaben erledigen, legen Sie den Grundstein wirtschaftlichen Erfolgs.

  • Besser einen schlauen Plan haben, als von den Schlauen verplant werden!

Reines Reagieren bringt selten spannenden Ertrag. Und wer sich bei Ihnen 9.42 Uhr beschwert, dass seine Mail von 8.07 Uhr noch nicht beantwortet ist, der disqualifiziert sich damit unternehmerisch selbst. Sagen Sie ihm, dass Sie jeden Morgen zuerst an Ihren Großaufträgen arbeiten, um nicht von all dem Anderen verschlungen zu werden und deshalb erst nach dem Mittag Ihre Mails bearbeiten. Und stellen Sie am besten auch die unsägliche E-Mail-Sofortbenachrichtigung aus, die braucht kein Mensch. Zudem bauen Sie mit dem Sofort-Beantworten von Mails eine Erwartungshaltung auf, der Sie alsbald nicht mehr gerecht werden können.

Gibt es Zwischenlösungen?

Sicher, es gibt zwischen schwarz und weiß noch ein paar Grautöne. Hier sind drei Zwischenlösungen. Also Ideen für den Anfang …

  • Suchen Sie nur nach ein, zwei entscheidenden Mails und nehmen Sie das andere (noch) nicht wahr.
  • Begrenzen Sie Ihren Mail-Check auf nur wenige Minuten.
  • Sortieren Sie Ihre Mails nach deren Bedeutung, eventuell über einen Filter oder auch durch klassifizierte Kunden.

Agieren statt Reagieren? Entscheiden Sie, ob es für Sie gleich zu Beginn eines Tages hilfreich ist, auf den Modus „Fremdsteuerung“ zu schalten. Vielleicht denken Sie ja morgen früh einmal an mich? Würde mich freuen …


Eine aktive, eine erfolgreiche,
vor allem eine selbstbestimmte Woche

Ihr/Euer Steffen Ritter

 

TIPP:

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