Bestmögliche Öffnungszeiten sind in der Regel die Folge einer bestimmten Unternehmensstrategie. Das heißt zugleich: So verschieden denkbare Strategien deutscher Vermittler sind, so verschieden sind auch die hierauf basierenden Empfehlungen zur Büroöffnung.

Stellen Sie sich nachfolgende Fragen, um zu dem für Sie bestmöglich geeigneten Vorgehen zu gelangen. Behalten Sie zusätzlich im Auge, dass es sowohl um Beratungsgespräche in Ihren Geschäftsräumen als auch um Ihre telefonische Erreichbarkeit geht.

  • In welchem Umfang planen Sie, Beratungsgespräche in Ihrem Büro durchzuführen?
    An dieser Frage scheiden sich die Geister deutscher Vermittler. Der eine Teil schwört darauf, dass allein in der persönlichen Umgebung des Kunden alle Infos zu Fremdverträgen etc. sofort zugänglich sind und zudem die vertraute Atmosphäre zum Erfolg beiträgt. Der andere Teil orientiert sich an anderen beratenden Berufen und vergibt ausschließlich im eigenen Büro – eventuell durch eine Assistenz – die Termine. Der große „Rest in der Mitte“ richtet sich (ohne eine festgelegte Strategie) jeweils nach dem Kunden. Sofern Sie anteilig oder komplett Ihre Beratungen in Ihren Geschäftsräumen vornehmen, ist entscheidend, welche Zeiten für Ihre Kunden am besten in deren Ablauf passen.
  • Welche Personengruppen haben Sie im Rahmen Ihrer Strategie besonders im Fokus?
    Hierfür ist von großer Bedeutung, ob Sie Privatkunden oder Gewerbekunden als Ihr Kerngeschäft betrachten. Für erwerbstätige Privatkunden ist werktags die Zeit nach der Arbeit oft die beste Gelegenheit, bei Ihnen (quasi auf dem Weg) vorbei zu kommen. Auch lange allgemeine Geschäftsöffnungszeiten, oft an Donnerstagen, könnten ein Nutzenaspekt Ihrer Erreichbarkeit sein. Im Bereich der Privatkunden ist ohnehin empfehlenswert, die regionalen Öffnungszeiten im Blick zu haben. Gewerbetreibende sind oftmals in den frühen Morgenstunden gut ansprechbar. Liegt hier Ihr Fokus, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie in dieser „wachen und ausgeschlafenen Zeit“ Ihren Unternehmerkunden Erreichbarkeit als besonderen Service anbieten.
  • Möchten Sie Personen ansprechen, die – an Ihrem Büro vorbei – „des Wegs kommen“?
    Grundsätzlich stellt sich natürlich die Frage, ob Sie überhaupt Kunden ansprechen möchten, die bei Ihnen vorbei kommen. Auch das ist eine strategische Frage, die Sie in Ruhe durchdenken und beantworten müssen. Diese Kunden könnten Ihre Zielkunden sein. Alternativ ist ebenso denkbar, dass Sie diese Kunden eher von Ihren Zielkunden abhalten …
  • Welche Zeiten sind die von Ihren Kunden am meisten frequentierten Telefonzeiten?
    Auch hier sind Ihre Zielkunden von Bedeutung, je nach Personengruppen kann das sehr stark variieren. So wie die Gewerbekunden sehr früh am Tag „über Ihren Unterlagen sitzen“, haben auch Privatkunden favorisierte Zeiten. Gut angenommen ist erfahrungsgemäß der späte Nachmittag. Manche Vermittler bieten einen Zusatzservice am Samstagvormittag. Das will natürlich – im Blick auf das eigene Privatleben – gut durchdacht sein!

Die Antwort ZUR SELBST-ANALYSE

Bereits länger aktiven Vermittlern empfehle ich, über einen Zeitraum von drei bis vier repräsentativen (!) Wochen „Strichliste“ zu führen – sowohl über die Besuche im Büro als auch über die Anruffrequenz. Zudem können Sie die Gelegenheit nutzen, nochmals in Ruhe darüber nachzudenken, welche Personen Sie mit Ihren Öffnungszeiten im Schwerpunkt „bedienen“ möchten.

Diese Selbst-Analyse stellt zum einen Ihr bisheriges Vorgehen auf den Prüfstand, sie gibt zum anderen die Chance, die eigene Strategie weiter zu schärfen. Wichtig ist letztlich, welche Erreichbarkeit in „Ihrem Leistungspaket“ für Ihre Kunden enthalten sein soll. Und ganz zuletzt: Jede Stunde Ihrer Erreichbarkeit kostet Geld, sowohl wenn Sie selbst „Ihr Büro besetzen“ als auch wenn Sie hierfür Mitarbeiter einkaufen.

Noch ein Durchschnittswert der Branche: Deutsche Vermittler haben Ihr Büro im Schnitt ca. 32 Stunden in der Woche geöffnet. Am häufigsten sind werktags völlig unspektakulär Zeiten zwischen 9 und 17 Uhr vertreten, mittags oft mit einer Stunde Pause. Gern wird ein ganzer Nachmittag pro Woche das Büro auch geschlossen.

All das muss bei Ihnen aber nicht so sein. Sie müssen kein Durchschnitt sein …

Viele Grüße – heute aus Dresden – sendet Ihnen
Ihr
Steffen Ritter

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