Das ist kein Einzelproblem. Ein großer Teil der deutschen Vermittler hat keine Mitarbeiter, weder im Innendienst noch im Außendienst. So sind alle Aufgaben der Verwaltung und des Vertriebs sowie die diversen Aufgaben rund um die eigene Selbständigkeit Inhabersache.

Da diese Vermittlerbetriebe oft klein, die Kundenbestände meist überschaubar sind, hält sich auch die Fülle der Aufgaben (noch) in Grenzen. Dennoch müssen Sie als Inhaber auf sehr vielen Hochzeiten tanzen. Allen Anforderungen gerecht zu werden, scheint manchmal unmöglich. Und – Delegation an geeignete Mitarbeiter geht nicht …

Ich empfehle Ihnen einen 5-Punkte-Plan.

  1. Planen Sie Ihre Aufgabenbereiche!
    Schreiben Sie die entscheidenden Aufgabenbereiche Ihrer Tätigkeit auf. Je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens, zum Beispiel nach eventuellen Sparten- oder Zielgruppenfokussierungen kann sich dies von Vermittler zu Vermittler durchaus unterscheiden.
  2. Planen Sie Ihre Einzelaufgaben!
    Schreiben Sie pro Aufgabenbereich die zu erledigenden Einzelaufgaben auf. Überlegen Sie, ob Sie manche Aufgabe nicht schlanker oder effizienter erfüllen können. Das geht durch Vorlagen, mit Standardschreiben, Checklisten oder anderen Hilfen. Entscheiden Sie, auf manche Aufgabe zu verzichten, wenn sie nicht kriegsentscheidend ist oder Ihren Erfolg nicht maßgebend beeinflusst.
  3. Planen Sie die erforderliche Zeit!
    Durchdenken Sie, wie viel Zeit Sie pro Woche für welchen Aufgabenbereich (inklusive der zu erledigenden Aufgaben) sinnvollerweise investieren möchten. Natürlich müssen Sie Ihre Gesamtstundenzahl pro Woche im Auge behalten, um nicht nachher auf 85 Stunden wöchentlich zu kommen.
  4. Legen Sie eindeutige Zeitblöcke fest!
    Planen Sie nun feste Aufgabenblöcke und ordnen Sie diese festen Wochentagen und Zeitblöcken zu. Wenn möglich, planen Sie derart ganze Vormittage, Nachmittage oder Abende für einen Aufgabenbereich. Seien Sie donnerstags am Abend nur Terminierer, freitags am Vormittag nur Verwalter … Einer der wichtigsten Erfolgsverursacher ist die Konzentration. Berücksichtigen Sie außerdem, dass es für bestimmte Aufgaben geeignete oder weniger geeignete Zeiten gibt. Gründe können zum Beispiel Ihre biologische Leistungskurve oder auch die Erreichbarkeit Ihrer Kunden sein.
  5. Beobachten Sie Ihre Umsetzung!
    Gehen Sie konsequent nach Ihrem Plan vor. Managen Sie sich selbst! Beobachten Sie, ob Sie wirklich beharrlich so vorgehen, wie Sie es geplant haben. Lassen Sie sich nicht unentwegt ablenken. Arbeiten Sie an Ihrer Konsequenz, arbeiten Sie an Ihrer Konzentration. Belohnen Sie sich für Ihr Durchhaltevermögen. Beobachten Sie, ob die Verteilung der Aufgabenbereiche auf die geplanten Zeitblöcke sich bewährt oder ob Sie Änderungen vornehmen sollten. Wenn nötig, ändern Sie. Aber nicht beliebig und nicht jeden Tag. Sammeln Sie Ihre Erfahrungen über einen längeren Zeitraum. Messen Sie Ihre Erfolge!

Die ZUKUNFTS-Antwort

In dem Moment, in dem Sie durch eine klare Aufgabenzuordnung auf die verfügbare Zeit die wichtigen, die ertragsbringenden Tätigkeiten immer sicher stellen, legen Sie das wirtschaftliche Fundament Ihres Betriebs. Ihren Verpflichtungen nachzukommen heißt zuallererst, die finanzielle Basis Ihres Unternehmens herzustellen. Garantieren Sie sich, garantieren Sie Ihrem Betrieb, immer genügend Zeit und Konzentration für das Wichtigste, für Ihre erfolgreiche Vertriebsarbeit zu verwenden.

Je besser Ihnen das gelingt, umso schneller haben Sie die wirtschaftliche Voraussetzung, den ersten Schritt in Richtung Entlastung durch Mitarbeiter zu gehen. Wenn Sie möchten …

Viele Grüße allen Blog-Lesern
Ihr Steffen Ritter

Übrigens: Nutzen Sie unser Seminar „Automatisch mehr verkaufen“ am 5. November 2009 in Köln. Spannend ist vor allem das Angebot 2+1: Zwei Teilnehmer bezahlen, ein Teilnehmer ist kostenfrei.

Kommen Sie mit Ihrem Team und starten Sie gemeinsam motiviert und mit zahlreichen, sofort umsetzbaren Impulsen ins Jahresendgeschäft! Oder aktivieren Sie zwei Kollegen! Oder kommen Sie allein!

Es würde mich freuen, Sie in Köln begrüßen zu dürfen. Bis bald?!

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