Viele Unternehmer haben das Gefühl, Woche für Woche, Monat für Monat, Jahr für Jahr, immer mehr und immer verschiedenere Aufgaben erledigen zu müssen. Und in all dem Durcheinander: Zu den Aufgaben, die für die eigene Firma wirklich wichtig sind, kommen sie immer weniger – schlicht und ergreifend: „Sie werden nicht mehr fertig.“

Es gibt zwar Phasen, in denen sich das Ganze etwas entspannt, die sind aber meist nicht von Dauer. Und schon ist die Überforderung zurück …

Das ständige Hinterher-Rennen hinter den eigenen Verpflichtungen kann verschiedene Ursachen haben. Bitte gehen Sie jeden der folgenden Punkte selbstkritisch durch. Sicher finden Sie Gründe für Ihre Situation, sofern Sie ebenfalls das Gefühl der Überlastung haben.

  • Sie machen die falschen Aufgaben.
    Was sind überhaupt Ihre Aufgaben? Mit welchen Aufgaben können Sie Ihrem Unternehmen am meisten und am wirksamsten zu Umsatz, Ertrag und Qualität führen? Wo liegen Ihre Ertragsbringer? Viele Vermittler verzetteln sich in Sachbearbeitungsaufgaben und haben verlernt, „Vertrieb zu machen“. Schreiben Sie einmal über zwei Wochen jede Aufgabe und die erforderliche Zeit auf. Und streichen Sie dann die Aufgaben an, die Sie abgeben wollen, die Sie abgeben MÜSSEN. Erstellen Sie anschließend einen Geschäftsplan, wie Sie das Ganze auch finanzieren können.
  • Sie haben einen zu hohen Perfektionsanspruch.
    Wie viel Zeit kostet es, die letzten 8 Prozent an Qualität herauszuholen, um bei den für Sie selbstverständlichen 105 Prozent zu sein? Blieben Sie manches Mal bei den 97 Prozent stehen, Ihre Kunden wären ebenso hervorragend bedient und hochgradig zufrieden. Und wenn es einmal nicht so wäre: Sie würden dennoch derart viel mehr schaffen, dass Sie auf jeden Fall auch mehr Leistung und mehr zufriedene Kunden erreichen.
  • Sie geben zu wenige Aufgaben ab.
    Das Problem der Perfektion hat einen Nachfolger: Sie geben nichts oder zu wenig ab. Das geht auch gar nicht, weil ein anderer Ausführender nahezu unmöglich Ihren Erwartungen gerecht werden kann. Streichen Sie den Gedanken „Hoffentlich geht nie etwas schief!“ aus Ihrem Kopf. Unternehmen, in denen nichts schief geht, haben in den meisten Fällen auch keine Entwicklung. Schaffen Sie Fehlertoleranz in Ihrer Arbeit. Und sorgen Sie dafür, dass jeder Einzelne und Sie als Team aus diesen Fehlern lernt.
  • Sie erledigen die Aufgaben zu unsystematisch.
    Das Lernen aus Fehlern führt Sie zwangsläufig zu Systemen und Standards, mit denen Sie Fehler vermeiden können. Zurren Sie eindeutig – im Idealfall schriftlich – Ihre Erwartungshaltung und die hierfür notwendigen Abläufe, das heißt die Aufgaben und deren Reihenfolge, fest. Sorgen Sie dafür, dass bei Ihnen nicht täglich das Rad neu erfunden wird. Arbeiten Sie jeden Tag daran, ein klein Wenig systematischer zu arbeiten.
  • Sie selbst erledigen „heute“ die gleichen Aufgaben wie „gestern“.
    Ihr Unternehmen hat sich entwickelt. Sie haben mehr Kunden, Sie haben anspruchsvollere Kunden. Sie machen qualifiziertere Geschäfte, agieren immer vielseitiger. Und Sie – Sie machen darüberhinaus immer noch das Gleiche. Sie machen die gleichen Aufgaben wie immer. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Aufgabenverteilung hinter Ihrer Entwicklung hinterher kommt. Wenn sich Ihre Organisation nicht mitentwickelt, fährt sich Ihr Unternehmen fest. Nicht zuletzt, weil Sie die Ursache hierfür sind. Also stellen Sie sich bei jeder Aufgabe die Frage: Muss ich, vor allem darf ich diese Aufgabe (noch) machen?
  • Sie haben keinen eigenen Plan.
    Die wichtigste Voraussetzung, um seinen Aufgaben gerecht werden zu können, ist im Vorfeld etwas Planung. Sie müssen nicht zwingend ein pedantischer Zeitplaner werden, Sie sollten aber jeden Tag die wichtigsten, die entscheidenden Aufgaben voran stellen. Erst wenn diese hinter Ihnen liegen, darf der Rest kommen. Und überlegen Sie immer wieder aufs Neue, ob Ihr Unternehmen aus der jetzigen Aufgabenverteilung – mit der Sie für bestimmte Aufgaben noch der Ausführende waren – herausgewachsen ist.

Die BEOBACHTENDE Antwort

Sie werden erst dann wieder Herr Ihrer Verpflichtungen, wenn Sie sich einmal – und dann immer wieder – neben sich stellen und kritisch beobachten. Nichts muss so bleiben, wie es ist, nur weil es immer schon so war. Oder lassen Sie sich beobachten.

Helfen Sie Ihrer internen Organisation auf die Sprünge! Es lohnt sich!

Viele Grüße und eine schöne Woche
Ihr Steffen Ritter

Mein Thema morgen, Frage 75:

Wie kann ich reagieren, wenn immer mehr Kunden nur noch den Preis vergleichen?

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