Ritters Agenda 2020 (29 von 40)

Der Arbeitsalltag eines Vermittlers bringt seit jeher eine große Vielfalt an Aufgaben und Abwechslung mit sich. In vielen Betrieben geht es Tag für Tag hochmotiviert an die einzelnen To-Do’s. Oft wird einfach abgearbeitet, häufig ohne Prioritäten. Manchmal läuft es nach dem Motto der unorganisierten Handwerker: „Wer am lautesten schreit, wird zuerst bedient.“

Waren es schon immer viele verschiedene Aufgaben, hat sich deren Menge in den letzten Jahren nochmals erhöht. Zudem ist in der Welt moderner Kommunikation immer spontaner, immer schneller auf Kundenwünsche zu reagieren. In dieser Flut von Verwaltung, unter dieser Lawine von Kommunikation fühlen sich immer mehr Vermittler wie Hamster im Rad. Sie rennen, aber sie kommen nicht voran.

Schon heute beobachten wir bei den besten Vermittlern im Markt, dass sie sich auf verschiedenen Wegen gegen den beschriebenen Trend abschotten. Sie finden immer wieder Wege, um sich auf ihr Geschäft, um sich auf ihre Strategie zu konzentrieren. Da in den nächsten Jahren sowohl das Verwaltungsvolumen als auch die Kommunikationsmenge in der Vermittlerlandschaft keine Trendwende erleben, sondern vielmehr weiter zunehmen werden, wird die Fähigkeit zur Konzentration immer mehr zum Erfolgsverursacher.

 

Wolfgang Teuber / pixelio.de

 

Je besser es im Unternehmensmanagement des gesamten Vermittlerbetriebes sowie im Selbstmanagement jedes Einzelnen gelingt, genau die Aufgaben fokussiert voranzustellen, die maßgebend für den eigenen Erfolg sind, umso mehr gelingt Vermittlern die notwendige Weiterentwicklung. Nachfolgend möchte ich Ihnen einige kleine Beispiele benennen, mit denen es Vermittlern heute gelingt, sich im Tagesgeschäft zu konzentrieren. Sie sind zum Teil wirklich banal, aber dennoch oftmals wirksam.

 

1. E-Mail-Bearbeitung in definierten Zeitfenstern

Normal ist bei Vermittlern, früh morgens zum Start das Mailprogramm zu öffnen, den ganzen Tag in der Mailbeantwortungsschleife zu verbringen und am Ende des Tages das Mailprogramm wieder zu schließen. Oft kommen dann die Mails auf Tablet oder Smartphone, so dass auch am Abend Wahrnehmung und Beantwortung weiter gehen kann. Alternativ hierzu können Zeiten definiert werden, in denen Mails beantwortet werden. Hiermit wird erreicht, dass man nicht ganztags reaktiv, sondern im Sinne der eigenen Strategie auch konzentriert aktiv agieren kann. Völlig banal, die wenigsten tun es.

 

2. Kommunikationsabsprachen zwischen Innen- und Außendienst

Bei größeren Vermittlerbetrieben braucht die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst einige Regeln. Zum einen können Zeitfenster zur Durchsprache von Aufgaben festgelegt werden, zum anderen können Checklisten helfen, die verschiedenen Aufgabenbereiche vollständig abzuarbeiten. Absprachen und Standards dieser Art helfen dabei, dass sowohl Innen- als auch Außendienst konzentriert arbeiten kann. Darüber hinaus drückt eine geregelte Kooperation auch die Wertschätzung der Arbeitsleistung des jeweils anderen aus.

 

3. Weitergabe von Aufgaben per Audionachricht

Ist die Kommunikation vor Ort im Betrieb durch feste Zeiten geregelt, können zudem die Aufgaben, die vom Außen- zum Innendienst aus Kundengesprächen weitergegeben werden, per Audioanlage einer Mail versandt werden. Diverse Diktierprogramme sind per App verfügbar. Vorteil ist, den Innendienst nicht laufend aus seiner aktuellen Tätigkeit herauszureißen. Zusätzlicher Nutzen ist, dass der Innendienst die Audionotiz „unter dem Kunden“ ablegen kann, zudem die Aufgabe betriebsintern auch einmal weitergereicht werden könnte.

 

Mehr Konzentration bedeutet mehr Ertrag

Diese drei sehr einfachen Beispiele zeigen, dass es sehr einfache Dinge sind, um im Vermittlerunternehmen etwas konzentrierter arbeiten zu können. Das bunte, mitunter auch sehr sympathische Aufgabenchaos von Vermittlern der 80er und 90er Jahre gehört in professionellen Betrieben der Vergangenheit an. Heute steht die planvolle, durchdachte Zusammenarbeit ganz oben. Sie ist die Basis für konzentriertes Arbeiten, im Sinne der eigenen Strategie, im Sinne der eigenen Kunden, im Sinne des eigenen Ertrags.

 

Konzentrierte Grüße
Ihr Steffen Ritter

 

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