Müssen nicht. Sollten. Zumindest dann, wenn Sie Ihr Vorhaben, die Aufgabe, den Ablauf, also das zu Beschreibende wirklich, dauerhaft, nachhaltig umsetzen wollen. Schriftlichkeit hat verschiedene Vorteile. Einige davon möchte ich erklären.

  • Bereits in dem Moment, in dem Sie etwas aufschreiben, wird es Ihnen klarer. Sie durchdringen die Dinge besser, bemerken eventuelle Probleme. Ihre Gedanken „reifen“ beim Schreiben.
  • Mit dem Aufschreiben einer Aufgabe oder auch jeder anderen Planung geht deren Zielrichtung bereits ins Unterbewusste. Ist Ihnen Ihre Ausrichtung erst einmal klar, gehen Sie – oft ohne es zu merken – Schritt für Schritt in die richtige Richtung.
  • Schriftlichkeit verhindert alles Ungefähre. Was geschrieben steht, gilt. Dadurch wird die Beschreibung der Aufgabe deutlicher und verbindlicher.
  • Wenn Sie etwas nur mündlich mitteilen, eventuell später auch nochmals mitteilen, ist dennoch nicht 100 Prozent klar, ob Ihre Botschaft ankommt. Geschweige, ob sie richtig ankommt. Das gilt schriftlich natürlich auch, aber hier kann man Nachlesen …
  • Wenn Mitarbeiter Nr. 1 krank wird, muss Mitarbeiter Nr. 2 die Aufgabe übernehmen. Das geht viel problemloser, wenn sie verständlich beschrieben ist, statt ausschließlich Hoheitswissen im Kopf von Mitarbeiter Nr. 1 zu sein.
  • Wenn Sie Mitarbeiter Nr. 3 einstellen werden und der soll künftig die Aufgaben 7 bis 12 sowie Aufgabe 16 übernehmen, ist die Einweisung und Integration erheblich einfacher, die Dinge sind ja beschrieben.
  • Erst mit der Beschreibung einer Aufgabe sichern Sie eine gleichbleibend hohe Qualität – egal, wer die Aufgabe durchführt.
  • Der Markt, sämtliche Gegebenheiten in der Branche haben eine Veränderungsgeschwindigkeit erreicht, die es so noch nie gab. Hier kann die beschriebene Aufgabe später, d.h. bei Veränderungen, bearbeitet werden.

Die TEIL-DELEGIERENDE Antwort

Natürlich gehört es nicht für jeden Unternehmer zu seinen Traum- und Lieblingsaufgaben, alle möglichen Aufgaben zu beschreiben. In einem wachsenden Vermittlerbetrieb ist es insofern auch gar nicht notwendig, dass der Inhaber alle Aufgaben beschreibt. Sofern Sie bereits Mitarbeiter haben: Binden Sie sie auf jeden Fall mit ein!

Ihre Mitarbeiter müssen im Vorfeld verstehen, warum es für die gemeinsame Arbeit, für die gemeinsame Service-Qualität wichtig ist, einheitliche, allen klare Handlungsweisen zu bestimmen. Sie haben die Aufgabe, hierfür einen motivierenden Auftakt zu schaffen. Für das gesamte Unterfangen ist wenig dienlich, beiläufig fallen zu lassen: „Übrigens, die ganzen Aufgaben werden wir alle mal beschreiben.“

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter das gleiche Verständnis für ein funktionierendes Unternehmen haben wie Sie.

  • SIE sind verantwortlich für DAS GROSSE GANZE. Sie schauen von oben auf Ihr Unternehmen und möchten, dass es läuft – und immer besser läuft.
  • IHR MITARBEITER fühlt sich verantwortlich für SEINEN AUFGABENBEREICH. Ihr Mitarbeiter schaut „aus den Niederungen seiner fachlichen Aufgaben“, hat selten das große Ganze im Blick.

ABER: Allein etwas aufzuschreiben heißt natürlich lange nicht, es auch umzusetzen. Hier müssen Sie dran bleiben und „controllen“, immer wieder neu beleben, die immense Bedeutung aufzeigen, für gute Erfüllung Anerkennung geben. Sie müssen Ihre Mitarbeiter befähigen und stärkengerecht einsetzen. Sie müssen führen.

Nutzen Sie das Prinzip der Schriftlichkeit um

  1. für sich und für alle Klarheit zu schaffen,
  2. 100%ige Verbindlichkeit zu erzeugen und
  3. die Weitergabe von Aufgaben zu erleichtern.

VERTRIEB wird umso besser möglich, wenn Ihr BETRIEB erstklassig, fast von selbst, funktioniert. Wer schreibt, der bleibt.

Herzliche Grüße von Rügen,
diese Entwicklungstage ® – Runde geht heute in den letzten Tag.
Sehen auch wir uns bald am Kap Arkona?

Ihr Steffen Ritter

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