Immer wieder werde ich gefragt, in welchem System, in welcher Reihenfolge ich die Standards in den Blog aufnehme.

Heute möchte ich diese Fragen allen Blog-Lesern beantworten: Ich habe hier im Blog erst einmal keine Reihenfolge. In der Regel entscheide ich am Abend des Vortages, welchen Standard ich mir am nächsten Tag vornehme, oft auch beeinflusst durch einen Auftrag oder die Gespräche des jeweiligen Tages. So mache ich heute einen (weiteren) Ausflug in die Administration, es geht um etwas ganz Banales. Es geht um das „Eingehende Post/Infos verteilen“.

Später, wenn das Arbeitsbuch „Standards Ihres Unternehmens“ erscheint, sind vielfältige Ergänzungen vorgenommen, weitere Arbeitsblätter eingearbeitet und dann auch alle Standards in die „richtige“ Reihenfolge gebracht.

Vor Ihrer Erarbeitung

Was heißt eigentlich verteilen? Unternehmer ohne Mitarbeiter müssen das weitere Vorgehen bestimmen, zum Beispiel (1) sofort erledigen, (2) auf Termin legen, (3) ablegen oder (4) wegwerfen. Unternehmer mit Mitarbeitern haben die gleichen Optionen mit dem Zusatz, alles Eingehende noch auf die handelnden Personen zu verteilen. Da Sie in einer Branche arbeiten, in der schriftliche Infos das ganz normale Tagesgeschäft sind, brauchen Sie hier System!

Woran Sie denken können

Schaffen Sie sich Hilfsmittel. Für normale Post können das Bearbeitungsablagen oder Hängeregister sein. Für Ihren E-Mail-Account können es Unterordner sein. Im Kundenbestand stark gewachsener Betriebe müssen oft zusätzlich die Informationen auf betreuende Mitarbeiter im Außen- oder Innendienst zugeordnet werden. Auch hier ist eine eindeutige Verteilung enorm wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und beste Erledigungsqualität zu sichern.

Noch etwas zur Anregung

Je personalstärker Ihr Unternehmen wird, umso mehr sollten Sie schriftlich festlegen, welche Infos an wen gehen oder von wem bearbeitet werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie als Inhaber nicht mehr in jeden Vorgang kleinteilig eingebunden sind. Geben Sie klar und immer wieder die Richtung vor, schulen und entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter. Geben Sie die operative Verantwortung an die handelnden Personen. Lassen Sie los! Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wachsen!

Wie ist Ihr Standard „Eingehende Post/Infos verteilen“?

Beste Grüße aus unserem Institut
und danke für Ihre Zeit

Ihr Steffen Ritter

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