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Aufgaben beschreiben, aber wie?

Jeder Betrieb hat Tag für Tag jede Menge Aufgaben zu erledigen. Sobald Sie erstmals Mitarbeiter(innen) haben, müssen Sie sicherstellen, dass auch weiterhin die Aufgaben in Ihrem Sinne erledigt werden. Damit alles immer in gleicher, in Ihrer Qualität abläuft – also egal, wer die Aufgabe durchführt – sollten sie irgendwann einmal beschrieben und damit verbindlich gemacht werden. Und sind Ihre wichtigsten Aufgaben und Abläufe einmal verschriftlicht, sollten sie immer wieder – mindestens einmal im Jahr – angesehen und bei Bedarf aktualisiert werden. Oder Sie nehmen sich in jeder Ihrer Wochenbesprechungen eine Aufgabe vor und gehen Sie gemeinsam durch. Angenommen, Sie haben 50 Beschreibungen, haben Sie so die Garantie, jede Aufgabe einmal im Jahr „anzufassen“. Dann bleiben zudem alle immer im Thema, Ihr Unternehmen lebt, Sie arbeiten regelmäßig, aller sieben Tage am Funktionieren Ihrer Firma. Ein gutes Gefühl und ganz nebenbei …

Aber wie sollten solche Beschreibungen aufgebaut sein? Ich möchte mich heute den Beschreibungen der Abläufe, so genannter Prozessketten widmen, auch Workflow genannt. Ich empfehle Ihnen, für alle Ablaufbeschreibungen stets eine einheitliche Optik zu haben. Zum besseren Verständnis: Eine Prozesskette sind mehrere kleine und große Aufgaben, die hintereinander ablaufen. Folgenden Aufbau kann Ihre Beschreibung einer Prozesskette haben:

(Überschrift) Wie heißt der Prozess?
(Bedeutung/“Sinn“) Warum ist dieser Prozess so wichtig?
(Zuständigkeit) Wer ist intern verantwortlich?

dann, am besten tabellarisch
Aufgabenschritt (was/wie) / Eventuelle Vordrucke / Bis wann

Beispiele für Ablauf-/Prozessketten

In Ihrem Unternehmen könnten u.a. folgende Abläufe gegeben sein:

  • Kundengespräche im Büro
  • Eingehende Anrufe
  • Vorbereitung von Verkaufsunterlagen
  • Schadenannahme
  • Schadenbearbeitung
  • Schadenregulierung
  • usw. usf.

Und das sind nur sechs einfache Beispiele …

Zudem sollten Warnhinweise zu häufigen Fehlerquellen oder auch Infos zu Vereinfachungen benannt werden, damit nicht nur ein Mitarbeiter, sondern das ganze Team aus Fehlern sowie der täglichen Arbeit lernen kann. Jeder Prozess besteht nun aus mehreren Aufgaben, manche sehr klein, manche etwas umfangreicher. Die entscheidenden sollten dann natürlich noch konkret beschrieben werden, entweder als Unterpunkt in der jeweiligen Prozessbeschreibung oder aber separat jeweils auf den Folgeseiten hinter einer Prozessbeschreibung.

Entscheiden Sie, wie Sie vorgehen! In Kürze veröffentliche ich hier einmal eine Prozessbeschreibung aus unserem Institut.

Übrigens … Gleich um 9.00 Uhr startet unser Innendienst-Wochenmeeting aller Mitarbeiter, ca. aller vier Wochen bin ich selbst dabei. Und worum geht es? Um die Abläufe unseres Unternehmens …

In diesem Sinne:
Bleiben Sie dran!

Ihr Steffen Ritter

PS. Ich weiß, dieses Thema heute ist nicht sonderlich attraktiv. Aber es wird – zumindest wenn Ihr Unternehmen wächst – irgendwann immer wichtiger. Ob und wann Sie es angehen, entscheiden Sie!

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2 Antworten zu “Steffen Ritter empfiehlt: Ablauf- und Aufgabenbeschreibungen”

  • Michaela Steidl

    Selten kam ein Blogeintrag so zur rechten Zeit wie dieser 🙂

    Morgen früh beginne ich ein Projekt zur Erfassung von Prozessbeschreibungen bei einem Kunden mit zur Zeit 25 Mitarbeitern. Ich habe das Vergnügen, den Führungskräften dieses Unternehmens das Projekt nahezubringen und kann daher die Argumente Ihres Blogeintrages sehr gut gebrauchen.

    Herzlichen Dank!

    Viele Grüße
    Michaela Steidl

  • Steffen Ritter

    Liebe Frau Steidl,

    das freut mich sehr. Viel Erfolg bei Ihrem Kunden und bis bald hier im Blog!

    Ihr Steffen Ritter

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