Die Frage ist sehr schwer, zu unterschiedlich sind die Betriebe.

Lassen Sie mich eine allgemeingültige Antwort geben, weitere Ergänzungen sowie notwendige Modifikationen für Sie persönlich werden Ihnen im Zweifel beim Lesen auffallen. Darüberhinaus ist dies ein häufiges Thema von Einzelberatungen. Grundsätzlich gilt: Beschränken Sie Ihr Controlling möglichst auf die wichtigsten Aspekte. Ich kenne viele Vermittler, die kommen vor lauter Excel-Tabellen, die Sie zu führen haben, nicht mehr zum Vertrieb. Wie alles im Leben, ist Controlling – bewusst angewandt – eine Stärke, die, wenn Sie es übertreiben, schnell zur Schwäche wird.

Was sollten Sie alles im Auge haben? Ich nenne Ihnen ein paar beispielhafte Controlling-Bereiche, die – je nach strategischer Ausrichtung – in Beratungen häufig eine Rolle spielen.

  • Ihre Terminquote pro Zeiteinheit
    Wie frequenzstark ist Ihr Vertriebsgeschäft?
  • Ihre Abschlussquote pro Beratungsgespräch
    Wie erfolgreich sind Sie im Verkauf?
  • Ihre Empfehlungsquote pro Neukunde
    Wie durchdacht, wie systematisch gehen Sie das Thema Empfehlungen an?
  • Ihre Zahl an Verträgen pro Kunde
    Wie erfolgreich sind Sie in der grundsätzlichen Rundum-Versorgung?
  • Ihre Zahl an Neukunden pro Zeiteinheit
    Verwalter oder Entwickler? Wie ausbaufreudig ist Ihr Betrieb?
  • Ihre Kundenzahl pro Vertriebsmitarbeiter
    Wie betreuungsstark ist Ihr Betrieb vor Ort? Können Ihre Kunden von Ihnen überhaupt noch betreut werden?
  • Anteil an der Gesamtarbeitszeit, den Ihre Vertriebsmitarbeiter tatsächlich Kunden betreuen
    Wie viel Außendienst macht Ihr Außendienst? Oder schütten Sie den Außendienst und sich mit Innendienst-Aufgaben zu, weil es nicht anders geht oder es (aktuell) nicht besser organisiert ist?
  • Ihre Terminfrequenz bei Ihren A-Kunden
    Das ist ein wichtiger Qualitätsindikator der Branche. Wie intensiv, wie systematisch begleiten Sie Ihre besten Kunden? Hieraus kann zumeist abgeleitet werden, wie servicestark ein Betrieb insgesamt ausgerichtet ist.
  • Ihren laufenden Ertrag pro Bestandskunde
    Wie erlösstark sind die gewonnenen Kundenverbindungen? In der betriebswirtschaftlichen Bewertung wird eine höhere Erstprovision auf mehrere Jahre verteilt, die laufende Vergütung zählt natürlich in dem Jahr, in dem sie fließt.
  • Ihren Zeitaufwand pro Bestandskunde
    Wie sehr fordert Ihr Kundenbestand Sie in der Betreuung? Wie viel Zeit investieren Sie pro Kunde? Wie ertragsstark sind Ihre gewonnenen Kundenverbindungen – nach Ihrem Aufwand und dem Personalaufwand Ihrer Mitarbeiter sowie nach weiteren Nebenkosten – tatsächlich?
  • Und natürlich: Die Finanzen insgesamt!
    Lohnt sich das alles? Wie wirtschaftlich, wie ertragreich ist jeder einzelne Mitarbeiter und Ihr Betrieb als Ganzes?

Dies alles sind häufig Themen, die selten im Detail und Tag für Tag ermittelt werden. Während Termin- und Abschlussquote noch machbar klingen, ist der Ertrag pro Kunde oft im Unklaren. Ohne detailverliebt sich nur noch mit Zahlen zu beschäftigen (Darum geht es auch nicht!), sollten Sie immer wieder eine überschlägige Rechnung machen. Sie müssen – das ist Ihre Unternehmeraufgabe – wissen, was Ihr Geschäft kostet, um gute Entscheidungen treffen zu können.

Darüberhinaus gibt es dann noch einige strategische Besonderheiten, die diejenigen im Auge haben sollten, die für Ihren Betrieb eine besondere Zielrichtung definiert haben. Dazu können zum Beispiel der Anteil von Gewerbekunden oder der Anteil einer speziellen Zielgruppe gehören. Oder Sie behalten den Anteil bestimmter Sparten im Auge. Oder etwas ganz Anderes ist für Ihren Betrieb wertvoll …

Die VOR-CONTROLLING Antwort

Controlling ist nicht erfassen und steuern zum Selbstzweck.

„Controller“, so Wikipedia, „gestalten und begleiten den Management-Prozess der Zielfindung, die Planung und Steuerung der Unternehmensprozesse und tragen damit Mitverantwortung für die Zielerreichung.“

Erst wenn Sie Ihre Zielwerte definiert haben, können Sie beginnen, deren Erreichen zu steuern. Die Frage ist also, wie genau soll Ihr Betrieb mit welchen angestrebten Ergebnissen laufen. Erst dann geht’s los …

Liebe Grüße aus dem noch nicht verschneiten Südharz
Ihr Steffen Ritter

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