Die Frage ist leider so nicht zu beantworten. Eine pauschale, immer gültige Lösung würde ja bedeuten, dass pro Kunde, pro Euro Einnahme oder pro Euro Bestand im Durchschnitt immer der gleichen Vertriebs-, Administrations-, Betreuungs- und Serviceaufwand entsteht. Welcher Aufwand aber tatsächlich zu planen ist, entspringt Ihrem ganz persönlichem Unternehmenskonzept. Dies wiederum beinhaltet beispielsweise, in welchen Abständen Ihre Kunden Anspruch auf welche Serviceleistungen haben, welche Betreuungsleistungen Sie grundsätzlich bieten, wie Sie Schadensfälle betreuen usw. Hier sind der Markt und die Vorgehensweisen der Vermittler sehr verschieden.

Ein extremes Beispiel: Wenn Sie für sich festlegen würden, dass Sie nach der Gewinnung eines Kunden und den ersten Vertragsabschlüssen nie wieder (von selbst) auf den Kunden zugehen, seine Verträge künftig auch nicht auf deren Aktualität oder notwendige Veränderungen prüfen, wenn Sie Ihren Kunden nur dann (reaktiv) betreuen, wenn dieser eine Frage hat, kommen Sie deutlich länger ohne Mitarbeiter aus. Allerdings kann eine solche Unternehmensqualität niemand ernsthaft anstreben, von vertraglichen Betreuungspflichten ganz zu schweigen. Und dennoch: In vielen Kundenbeständen von noch mehr Vermittlern schlafen ganze Hundertschaften unbetreuter Kunden.

Das Beispiel zeigt aber, dass Ihr Personalbedarf stark von Ihren ganz individuellen Gegebenheiten und Ablaufplanungen in Vertrieb und Betrieb abhängt. Daraus folgt, dass Sie zuallererst Ihr Vertriebs- und Betreuungskonzept planen müssen. Folgende acht Aspekte sind beispielsweise zu bedenken.

Vertriebskonzept

  • Wer wird bei Ihnen die aktive und reaktive Terminierung übernehmen?
  • Wer wird bei Ihnen bei welchen Kunden(gruppen) in der Vor-Ort-Beratung aktiv?
  • In welchen Schritten (z.B. Analyse, Verkauf, Nachsorge) wird bei Ihnen der Vertriebsprozess ablaufen?
  • Welcher Vertriebsansatz wird durch Ihren Betrieb umgesetzt (z.B. konsequente Rundum-Beratung, Einzelproduktverkauf o.ä.)?

Betreuungskonzept

  • Wer wird bei Ihnen welche Kunden(gruppe) betreuen?
  • In welchen Abständen werden Sie welche Kunden(gruppen) persönlich oder telefonisch kontaktieren?
  • Welche Basisleistungen ziehen welchen Personalbedarf nach sich?
  • Werden Sie für besondere Kunden exklusive Zusatzleistungen erbringen?

Erst wenn Sie diese Fragen – die ein Konzept schon einmal anreißen – beantworten, können Sie Ihren Bedarf an Mitarbeitern ableiten.

ENDLICH: Die Antwort

Sie sind noch unzufrieden mit meiner Antwort? Das ist verständlich. Schöner sind die „immer gültigen“ Expertenaussagen, z.B. 700 Kunden bedeuten mindestens 1 Mitarbeiter im Außendienst oder ab 500 Kunden spätestens 0,5 Innendienst usw. Das kann natürlich gesellschaftsintern, bezogen auf die gegebenen Durchschnittswerte korrekt sein.

Vielleicht konnte ich aber deutlich machen, dass eine pauschale Aussage möglicherweise Ihr eigenes Konzept ignoriert. Das wiederum setzt voraus, Sie haben ein Konzept (oder Sie entwickeln ein Konzept). Genau hierauf kommt es an!

Deshalb doch noch eine Antwort: Aus meiner Sicht sollten Sie Innendienst SOFORT, gern anfangs als Mini-Jobber, einstellen. So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, sich an die vielen kleinen Sachbearbeiter-Aufgaben zu gewöhnen. SIE WERDEN FÜR VERTRIEB BEZAHLT!

Gehen Sie ab Beginn bewusst (d.h. nicht blind) und investitionsbereit (d.h. nicht investitionsverzögernd) ans Werk! Außendienst sollten Sie dann anbauen, wenn Sie Ihr eigenes Vertriebs- und Betreuungskonzept nicht mehr wie geplant realisieren können. Das ist der Zeitpunkt, zu dem Kunden unbetreut und Potenziale liegen bleiben, weil Ihr Kalender voll ist.

Und das Wichtigste zum Schluss: Sie haben natürlich die Aufgabe, ab Beginn dafür zu sorgen, dass Ihr Konzept auch wirtschaftlich aufgeht. Sonst können Sie alles andere vergessen …

Herzliche Grüße sendet Ihnen
Ihr Steffen Ritter

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